Primer paso: Detección de necesidades
La detección de necesidades consiste
en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debería hacer en un
puesto y lo que realmente se está haciendo, así como las causas de estas
diferencias. En otras palabras, una investigación que se orienta a conocer las
carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempeñar
adecuadamente las funciones de su puesto.
Algunas preguntas que puedes plantear
en este momento son las siguientes:
- ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes
requiere el puesto?
- ¿Qué se debe lograr?
- ¿Qué se debe hacer?
- ¿Qué conocimientos, habilidades y
actitudes requiere la persona que ocupa el puesto?
- ¿Qué está logrando?
- ¿Qué está haciendo?
Segundo paso: Clasificación y
jerarquización de las necesidades de capacitación
Una vez detectadas las necesidades de
capacitación, el siguiente paso es clasificarlas y jerarquizarlas. Esto permite
determinar cuáles son las más urgentes o importantes.
La manera más usual de clasificar las
necesidades de capacitación es la siguiente:
- Las que tiene una persona.
- Las que tiene un grupo.
- Las que tiene un nivel.
- Las de un puesto.
- Las que requieren atención inmediata.
- Las que requieren solución a futuro.
- Las que exigen instrucción sobre la
marcha.
- Las que precisan instrucción fuera del
trabajo.
- Las que la empresa puede resolver por
sí misma.
- Las que requieren contratar a
capacitadores externos.
Al clasificar las necesidades de
capacitación, obtenemos indicadores sobre quién, cuándo y cómo capacitar. Ya
clasificadas las podemos jerarquizar de acuerdo con su importancia o urgencia.
Tercer paso: Definición de objetivos
El tercer paso en un proceso de capacitación
es establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de
capacitación. Este es el momento de fijar que tipo de comportamientos y
características se quieren inculcar en los participantes después de que el
programa haya sido impartido.
Lo que se quiere también es establecer
qué conocimientos se les proporcionará o qué actitudes se buscan. Es necesario
establecer con precisión la conducta deseada y las condiciones en que debe
producirse de la manera más clara, alcanzable y medible. Esto sirve como norma
que permitirá evaluar el rendimiento individual y el programa.
Como dijimos anteriormente, se deben
establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitación
de una manera específica y medible. Recuerda que los objetivos te sirven como
guía para mantenerte en el camino, no se trata únicamente de cubrir un
expediente, sino de buscar un resultado concreto que esté lo más relacionado
posible con el trabajo.
Los objetivos deben especificar quién,
qué, para cuándo, bajo qué condiciones, cómo medirlos, y a qué costo en tiempo
y/o dinero.
Existen diferentes clases de
objetivos, como se muestra en la siguiente lista:
- Objetivos de productividad: que buscan
lograr mejoras medibles en calidad, cantidad, tiempo y costo de operación.
- Objetivos de desempeño: que buscan
mejorar el desempeño individual de los participantes.
- Objetivos de habilidades o destrezas:
que buscan desarrollar o mejorar las habilidades o destrezas de los
participantes.
- Objetivos de conocimientos: que buscan
incrementar la familiaridad, los conocimientos o la comprensión de los
participantes con respecto a un tema.
- Objetivos del dominio afectivo: que
buscan modificar actitudes, valores o emociones de los participantes.
Cuarto paso: Elaboración del programa
Para elaborar un programa de
capacitación se tienen que responder las preguntas:
- ¿Qué? (Contenido).
- ¿Cómo? (Técnicas y ayudas).
- ¿Cuándo? (Fechas y horarios).
- ¿A quién? (Destinatarios).
- ¿Quién? (Instructor).
- ¿Cuánto? (Presupuesto).
Recuerda que es muy importante que
exista congruencia entre las necesidades de capacitación, el contenido del
programa y los objetivos planteados.
Quinto paso: Ejecución
Luego de diseñar y elaborar el
programa de capacitación debemos llevar a la práctica la ejecución es decir, ha
llegado el momento en el que el instructor, utilizando cierta metodología y
apoyándose en auxiliares didácticos, imparte los contenidos a los destinatarios
en el lugar, horario y fechas programadas, a un cierto costo.
En este paso es importante cuidar los
siguientes aspectos:
- Organizar en una secuencia lógica y
didáctica los contenidos.
- Organizar las sesiones de aprendizaje
y los materiales que se utilizarán.
- Sensibilizar a los participantes con
respecto a los objetivos, contenidos, etcétera.
- Motivar e involucrar a los
participantes.
- Establecer una buena comunicación con
los participantes.
- Entender y mantener el control del
grupo.
- Vigilar el desarrollo del programa
para hacer los ajustes necesarios.
Sexto paso: Evaluación de resultados
Para saber si los objetivos que se
plantearon fueron alcanzados es necesario realizar una evaluación que permitirá
medir los resultados del programa de capacitación.
La evaluación debe informar sobre
cuatro aspectos básicos:
- La reacción del grupo y de cada
participante en cuanto a actitudes.
- El conocimiento adquirido, es decir,
qué aprendió y en qué grado.
- La conducta, es decir, qué
comportamientos se modificaron.
- Los resultados específicos posteriores
al curso.
La evaluación puede hacerse en tres
etapas:
- Al inicio del curso, para diagnosticar
y medir el nivel de conocimientos de los participantes antes del curso en
relación con los temas que se van a tratar durante el mismo.
- Durante el curso, para conocer los
progresos de los participantes a lo largo del programa y hacer los ajustes
necesarios.
- Al final del curso, para medir el
grado en que se cumplieron los objetivos.
Por otra parte, también debe evaluarse
el curso de capacitación en los siguientes aspectos: actuación del instructor,
instalaciones, técnicas y auxiliares didácticos, duración del curso, contenido,
servicio de cafetería, el lugar en el que se impartió, etc. Esta
retroalimentación servirá para la elaboración de nuevos programas.
Referencias:
